こんなに簡単!?スプレッドシートで採番管理

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お仕事しているとどこでも要求されるのが採番管理。

AccessやExcelで管理されている方も多いかと思われますが、スプレッドシートでも意外と簡単に実現できます。

現物を見た方が早いですよね。まずは下記リンクからスプレッドシートをご覧ください。

利用するシートは「採番用シート」「ヘッダ定義用シート」「採番結果一覧シート」です。
ドキュメント内容やユーザー定義はあってもなくても大丈夫です。

採番用シートにはヘッダのみ選択可能にしています。
(実際は閲覧モードのため選択できません)
ヘッダを選択すると内容に応じてセパレータ、プレフィクス、ポストフィクスが自動的に拾われます。
この仕組みはindex関数、match関数を利用しています。

  • index(範囲,行,列)
  • [範囲]の中から指定した[行]、[列]の値を返します

  • match(対象,検索範囲,一致条件)
  • [検索範囲]の中から最初に[対象]と一致した列、または行を返します。
    [検索範囲は]行、または列(1次元)を指定します。
    [一致条件]に0を指定すると完全一致の結果を返します。-1を指定すると[検索範囲]は降順になっていると仮定し、最も小さい[対象]以上の値を返します。1を指定すると[検索範囲]は昇順になっていると仮定し、最も大きい[対象]以下の値を返します。
    [検索範囲]が無作為であったり、[対象]が文字列の場合は0:完全一致がいいでしょう。

  • column()
  • 列番号を返します

実際の例ではindex関数で対象となる全体を指し、match関数ではindex関数範囲の行を決定しています。列はcolumn関数で決定しています。

こうすると採番シートで実現しているようにヘッダをプルダウンから選択するだけで、付随する情報を引き出すことが簡単にできるようになります。

その他の小ネタとして、プレフィクスやポストフィクスに日付フォーマット(yyyy:年4桁,yy:年2桁、M:月、MM:月桁、d:日、dd:日2桁)がある場合の対応もありますが、こちらはGoogleAppsScriptで処理しています。

従業員リストや部署リストと連携してプレフィクスやポストフィクスを付ける、なんて事も考えられますね。

こちらの採番管理もテンプレートとして販売します。
ご興味のある方は問合せフォームからご連絡ください。

スプレッドシートはクラウド上での運用となります。閲覧、編集権限は関係者のみとなるようご注意願います。

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